Administrar um condomínio exige muitos cuidados, por isso é preciso ter as mesmas competências e dedicação de um gestor de empresas, prezando sempre pela ética e transparência.
É extremamente importante que as informações e o planejamento do condomínio sejam transparentes para qualquer pessoa que consulte, principalmente aos condôminos.
Confira, a seguir, cinco dicas para uma gestão de condomínio mais eficiente!
Organize as informações
O responsável pela ordem do condomínio – normalmente o síndico – deve manter todas as informações organizadas para uma gestão eficiente do empreendimento.
Informações financeiras, dados dos colaboradores, notas fiscais, entre outras, devem estar sempre em mãos para que assim seja fácil de resolver qualquer situação que aconteça.
Comunique-se
Estabeleça um meio prático de se comunicar com os condôminos, para enviar informações importantes, como datas da assembleia, avisos, cobrança, entre outras.
Procure se comunicar de um jeito fácil e que as informações sejam passadas rapidamente aos moradores, como por exemplo, por meio de um sistema administrador de condomínio pode facilitar muito o repasse dessas informações.
Faça um controle e planejamento financeiro
Todas as dívidas do condomínio e compras executadas devem ser anotadas em uma planilha para garantir o controle financeiro. Assim, pode-se fazer um provisionamento de gastos para conseguir negociar melhores preços em produtos ou serviços, e manter um controle dos valores devidos.
O síndico deve entender que ele será responsável por fazer a prestação de contas ao final de cada mês. E, caso os dados não sejam justificados com clareza, os moradores poderão fazer questionamentos e exigir a apresentação das notas fiscais.
Organize sua gestão
Ser organizado te ajudará a regularizar qualquer tipo de situação, principalmente financeira, que venha a acontecer no condomínio. Alguns itens merecem cuidado redobrado, como:
- Dados e salários dos colaboradores;
- Contas de água e luz;
- Dados de Fornecedores, principalmente notas fiscais;
- Taxas e impostos.
Outros itens devem ser registradas para melhorar ainda mais a sua gestão, como:
- Deixar sempre por escrito, em atas, todas as decisões tomadas nas assembleias;
- Estar regularizado com os órgãos públicos;
- Treinar os colaboradores em suas funções.
Utilize a tecnologia para fazer a gestão do condomínio
Para estar com os dados sempre atualizados, evitar de esquecer os prazos de pagamentos e gerir melhor todas as informações do empreendimento, o síndico ou administrador do condomínio pode utilizar a tecnologia como uma aliada.
Atualmente, existem sistemas que auxiliam na gestão, prestação de contas e todas as informações do condomínio, desde as mais simples até as mais complexas.
Com toda essa facilidade, não é preciso verificar manualmente cada informação, garantindo a segurança e o bem-estar de todos os moradores.
Como podemos perceber através desse artigo, administrar um condomínio não é uma tarefa nada fácil e exige muitos cuidados e organização.
Fonte: Mercado Contábil