Objetivo principal de uma contabilidade, além de uma assessoria em um planejamento fiscal, tributário e financeiro, é manter a empresa em dia com suas obrigações legais para que a empresa permaneça regular.
O contador, apenas conseguirá fazer o seu trabalho se o empreendedor enviar mensalmente algumas informações e documentos dentro dos prazos previstos em leis, de maneira organizada e correta.
Inclusive, no contrato de parceria entre ambas, deve-se elencar detalhadamente quais as responsabilidades do contador e do empresário e uma das principais obrigações do dono do negócio é a entrega de documentos mensais para contabilidade.
Contadores profissionais possuem um sistema de controle através de um software de gestão ou planilha de protocolo de entrega de documentos para contabilidade, que evitam erros ou atraso nas entregas.
A implantação do eSocial que unificou as informações perante a Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Previdência Social e o Ministério do Trabalho, é um bom exemplo da necessidade de se manter o fluxo documental em ordem. Se por um lado reduzirá as falhas, por outro, as multas pelo descumprimento dos prazos no envio dos arquivos, serão aplicadas com maior rigor. As multas variam de R$ 170,00 a milhares de reais dependendo da quantidade e do tipo de informação. Sem o envio correto das informações os prazos não poderão ser cumpridos.
Check list de documentos para a contabilidade a serem enviados mensalmente:
- Movimento Fiscal
Os documentos fiscais devem ser enviados a contabilidade até o dia 5 do mês seguinte.
- Notas Fiscais: todas as notas fiscais de entrada e saída (produtos e serviços) e conhecimento de transportes;
2. Arquivos Eletrônicos: XML de Notas Fiscais08:54:14 e SPED Fiscal ou arquivo Sintegra.
- Movimento Contábil/Financeiro
Os documentos contábeis válidos, devem ser enviados também até o dia 5 do mês subsequente.
- Extratos bancários: para comprovação de todos os movimentos bancários do período;
2. Relatório do movimento bancário: relatório descritivo de todo o movimento bancário (é uma “tradução” do extrato com histórico que possa ser identificado)
3. Demais movimentações bancárias: pagamentos, transferências, saques, aplicações, etc.;
4. Contratos: pagamento de seguros e financiamentos, por exemplo;
5. Despesas: combustíveis, limpeza, brindes e pequenas despesas gerais que podem ocorrer no dia a dia.
6. Pagamentos diversos: quaisquer outros documentos pagos pelo banco ou pelo caixa.
- Controle de Estoque
Faz parte do checklist de fechamento contábil mensal, o não menos importante relatório do estoque no final de cada mês.
O inventário é importante para a apuração do custo de mercadoria vendida. Estas informações de apuração são de caráter interno e devem ser discutidas com o contador para serem realizadas da melhor forma, pois este, tem menos influência sobre a sua realização.
É importante salientar que todo processo e pessoas dentro da empresa devem estar preparadas e organizadas, a fim de que possam auxiliar o contador na entrega das informações aos órgãos públicos.
Fonte: Contábeis