Para saber mais detalhadamente a respeito disso, confira o que você precisa avaliar ao escolher um escritório de contabilidade. Vamos lá!
1. Recomendações
Jamais feche com um escritório de contabilidade sem antes saber o que outras empresas que já trabalham com ele pensam a respeito do serviço oferecido. Isso pode ser feito de duas maneiras:
Pela indicação de outros empresários
Nesse caso, você pode tomar como ponto de partida para a sua busca a recomendação de profissionais conhecidos. Assim, procure consultar aqueles que têm conseguido espaço no mercado. Certamente o escritório contábil com quem trabalham ajudou muito nesse sucesso. Não vá atrás de conselhos de quem enfrenta dificuldades porque é isso o que você quer evitar.
Por conta própria
Caso você prefira pesquisar por conta própria até chegar ao escritório de contabilidade mais interessante para a sua empresa, ao encontrar um pode pedir dados de contato dos clientes que esse escritório já possui. Assim, você pedirá referências e até mesmo algumas sugestões. Procure conversar, principalmente, com empresas que atuam no mesmo ramo.
Online
Se você busca autonomia, maior participação no processo contábil e uma comunicação rápida com o seu contador, essa é a melhor opção para a sua empresa.
Você pode pesquisar quais plataformas de contabilidade online atendem o seu município, sua atividade e oferecem serviços compatíveis com o seu orçamento.
2. Registros
Todo contador que atua profissionalmente precisa estar registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Assim, ele possui um número de inscrição que pode ser conferido na unidade do seu estado.
Sempre que você considerar a contratação de um escritório contábil, procure verificar se o profissional responsável está em dia com o CRC. Sua atividade é regulamentada por lei e, sem isso, a atividade não pode ser exercida.
3. Gastos
É preciso que os gastos que a sua empresa fizer com serviços contábeis caibam dentro do seu orçamento. Entretanto, quando se conta com um escritório competente, é possível reduzir custos e transformar gastos maiores em investimentos. Para tanto, é preciso considerar a relação custo/benefício.
Avalie então o que a sua empresa precisa em termos de qualidade de serviços, demanda e benefícios. Compare isso com o que o escritório poderá trazer para ela. Dependendo da sua necessidade, você pode precisar de profissionais com conhecimentos específicos. Existem escritórios que oferecem serviços especializados para questões trabalhistas, aberturas de empresas, entre outros.
Nesse caso, é preciso considerar o que realmente importa no seu empreendimento. Um escritório que não ofereça serviços específicos pode até cobrar mais barato, mas dificilmente terá condições de contribuir com o crescimento de sua empresa da maneira ideal.
4. Infraestrutura
Uma simples visita ao escritório que pretende contratar pode ajudá-la a conhecer melhor o ambiente. Nesse caso, avalie se a quantidade de funcionários parece compatível com a carga de trabalho que a sua empresa vai exigir deles. Conheça esses funcionários para saber se o clima da organização é positivo. Ambientes pesados podem comprometer o trabalho em equipe.
Fatores como organização, tecnologia, entre outros, também devem ser levados em conta. Escritórios que ainda não se modernizaram podem encontrar dificuldades para lidar com questões como o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que foi criado justamente com o pressuposto de modernizar a maneira de as empresas cumprirem suas obrigações.
5. Atendimento
Outro elemento fundamental a ser analisado é o atendimento. Em tempos modernos, quanto mais rápido a empresa conseguir responder a seus clientes, melhor. E isso diz respeito também a escritórios de contabilidade.
Assim, uma dica simples e que você pode colocar em prática desde já é acessar os canais de comunicação do escritório que pretende contratar e verificar se eles funcionam bem: telefone, email, redes sociais, entre outros.
É importante verificar se a equipe é cuidadosa nesse quesito, pois no dia a dia você poderá precisar desse cuidado para obter retornos úteis em caso de dúvidas ou necessidades imediatas. Disponibilidade para atender, cordialidade para se comunicar e qualidade na hora de transmitir informações são fundamentais para um escritório de contabilidade que mantém clientes por muitos anos.
Por isso, a maioria deles investe em treinamento para criar padrões de comportamento. Verifique se os profissionais que você pretende contratar oferecem isso.
6. Logística do escritório de contabilidade
Acredite: você não vai querer passar o tempo todo pensando no seu escritório de contabilidade depois de fechar negócio. Nesse sentido, o ideal é que você se relacione com a equipe somente em reuniões periódicas ou em caso de necessidades ou dúvidas pontuais, ou seja, o mínimo possível.
Quando você não passa muito tempo em contato com os profissionais do escritório, significa que tudo está correndo bem. Nesse caso, procure avaliar se o escritório está bem equipado para lidar com questões burocráticas, de maneira que o fluxo de documentos não seja tão grande.
Soluções tecnológicas, nesse sentido, são um grande diferencial. A integração de dados eletrônicos com o sistema de sua empresa deve ser adotada. Tudo isso facilita a gestão de tempo e demonstra eficiência.
7. Relatórios
Para que contribua de forma decisiva com a gestão da sua empresa, cabe ao escritório contábil fornecer relatórios de qualidade para facilitar suas tomadas de decisão. Isso deve ser feito constantemente, de preferência a cada mês, de maneira que você tenha um parâmetro seguro sobre o andamento do seu negócio.
Assim, procure saber com outros clientes e com o próprio escritório como é feito o trabalho com relatórios, folha de pagamento, demonstrativos de tributos pagos, balancetes, entre outros. Perceber que eles são compreensíveis já é de grande valia para que você possa se sentir seguro ao fechar negócio.
8. Segmentação
Por fim, é preciso verificar se o escritório que se propõe prestar o serviço à sua empresa está capacitado para lidar com o seu segmento em específico. Alguns escritórios concentram-se em determinados nichos de mercado, portanto, é preciso ficar de olho se as soluções são compatíveis com os interesses da sua empresa.
Muitas vezes é válido considerar a contratação de um escritório especializado quando ele atua exatamente no seu segmento. Em outras, é melhor contar com os serviços de um escritório tido como generalista, ou seja, que contempla todos os ramos de atividade. Depende de cada caso.
Artigo produzido pela equipe da ContSimples.
Fonte: https://saiadolugar.com.br