Reuniões são necessárias no dia a dia de qualquer empresa ou organização. Ainda na hora da tomada de decisões, elas são a melhor opção para que chefes e subordinados possam coordenar as ações e chegar a conclusões práticas que garantam os resultados esperados.
Mas, com o decorrer do tempo, as reuniões podem se tornar chatas, cansativas e contraproducentes. Para que isso não aconteça, sugerimos seis dicas necessárias para tornar as reuniões de trabalho mais produtivas e eficazes.
1 – Comece no horário e termine no horário.
Por mais simples que possa parecer iniciar no horário é o primeiro e fundamental aspecto para que uma reunião seja produtiva. Além disso o horário do termino também deve ser rigorosamente respeitado. Desta forma a produtividade se torna maior e cria-se uma cultura de inicio e termino que todos respeitem, além de facilitar a programação de participantes para compromissos posteriores. O tempo que as reuniões levam para começar e terminar influenciam nas atividades programadas e na produtividade da equipe.
2 – Objetivos Claros
As reuniões mais eficazes são aquelas em que os objetivos são claros. Estabelecer uma pauta e compartilhá-la antecipadamente com todos os participantes faz com que todos tenham foco e motivação para participarem e alcançarem a meta definida para a reunião. Ao iniciar a discusão da pauta ou de alguma idéia, pode haver um momento de colocações livres em que não haja ainda o estabelecimento sem previo julgamento ou oposição a mesma (brame stormig). Este tempo deve ser bem definido e limitado. Manter o foco é muito importante para se ter uma reunião eficiente.
3 – Conduzir a reunião com liderança
Nem sempre é fácil ser o líder que assegure e que garanta o melhor andamento de uma reunião, mas alguém deve ser responsável por executar pautas dinâmicas e produtivas. Nunca imponha suas próprias ideias, saiba escutas, compreender, tenha flexibilidade, mas não deixe que a reunião saia do seu trilho. Com delicadeza as vezes se faz necessário cortar e reconduzir quem esteja expondo suas ideias de forma prolixa ou muito extensa.
4 – Mantenha as reuniões dentro do horário de trabalho
Escolher horários apropriados. Procure evitar horários próximos do almoço ou próximos do final do expediente. A ansiedade e a própria fome que antecedem o intervalo do almoço interferem no bom andamento de uma reunião. Assim como o cansaço do final de expediente e além de possíveis compromissos após o expediente pode fazer com que haja perda de foco e concentração.
5- Escolher um ambiente adequado
O local e ambiente da reunião são fatores determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. A temperatura deve ser de preferência, um pouco baixa. Não a ponto de que todos passem frio na sala, mas temperaturas mornas também geram um efeito de relaxamento. Evite reuniões em locais abertos, já que o movimento pode distrair os participantes. Além disso disponibilize agua e café para que as pessoas se sintam acolhidas, à vontade e confortáveis durante a reunião
6 – Conclusão da reunião com resultados claros
Para que não haja dúvida entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida e com clareza sobre tudo o que foi discutido e decidido e quais são as próximas atividades a serem cumpridas. Deixar claro quem será o responsável por executar cada tarefa decidida na reunião é fundamental. Uma das formas que evita confusões e contradições é criar uma ata da reunião e enviar a todos os participantes para eles possam consultar alguma questão, se for necessário.
São básicas simples, que podem ser implantadas imediatamente e que irão trazer ótimos resultados não apenas para a produtividade das reuniões, mas para a produtividade da empresa como um todo.
Fonte: Administradores