Um bom sistema de contabilidade pode ser o diferencial que a sua empresa está buscando — afinal, é cada vez maior o número de obrigações acessórias que devem ser geradas e enviadas ao Fisco. Porém, em meio a tantas opções, como escolher um sistema de contabilidade eficiente?
O uso de informações integradas e em tempo real é cada vez mais necessário no processo de tomada de decisão. Pensando nisso apresentamos cinco dicas para você escolher o sistema de contabilidade mais adequado à sua empresa ou ao seu escritório contábil, que poderá lhe ajudar nesses e em outros aspectos da rotina empresarial.
- Busque serviços ágeis e confiáveis
A agilidade e a confiança nos processos contábeis são parâmetros que fazem toda a diferença na hora de buscar um sistema de contabilidade. É preciso buscar soluções inteligentes, que sejam de uso intuitivo e que, no caso de alguma dúvida, possam contar com suporte disponível de acordo com as suas necessidades.
É importante que você não tome essa decisão única e exclusivamente pelo preço. Muitas vezes, os sistemas mais baratos apresentam apenas ferramentas básicas e que podem não suprir as suas necessidades. Por isso, a nossa sugestão é que você leve em consideração múltiplos fatores e que escolha aquele que apresentar uma melhor relação custo-benefício no panorama geral.
- Fique de olho na segurança dos dados
A contabilidade é uma parte bastante sensível de uma empresa, já que trata de informações financeiras e patrimoniais. Assim, na hora de escolher um sistema de contabilidade, procure aqueles que tenham bancos de dados com segurança reforçada — para evitar problemas com perda de informações ou acesso indevido das mesmas.
O acesso controlado, definido de acordo com o tipo de usuário, também deverá ser considerado nessa hora — a medida fortalece ainda mais a segurança dos dados contábeis. No caso dos escritórios de contabilidade a atenção deve ser redobrada, pois o vazamento de dados sensíveis dos seus clientes pode acarretar em multas e prejuízos que muitas vezes são irrecuperáveis.
A boa notícia é que os serviços baseados em computação na nuvem contam hoje com tecnologias de ponta no quesito de segurança. Para uma pequena empresa elas seriam até mesmo inacessíveis, mas dentro de um pool de companhias torna-se possível ter acesso a protocolos de segurança de qualidade sem que isso represente custos tão altos.
- Integração com diversos sistemas e atualização
A integração entre os diferentes módulos do sistema que será escolhido é essencial — boa parte das obrigações tributárias utiliza informações de mais de um departamento ao mesmo tempo. Isso permite ainda ganho de tempo e qualidade na informação — além de evitar esquecimentos e perdas de dados que devem passar por mais de um departamento.
Outra necessidade é a integração para envio automático de obrigações como o SPED, SPED Fiscal, SEFIP e DIRF, entre outros que fazem parte do calendário de obrigações acessórias das empresas.
Além disso, é de fundamental importância que o sistema em questão tenha um bom histórico de atualizações. Isso porque as obrigações tributárias mudam com muita frequência e somente os updates são capazes de garantir que o software contábil continuará válido por muito tempo. Sem atualizações importantes você pode ficar refém por contrato a um software defasado.
- Ferramentas para o gerenciamento de atividades
Um bom sistema de contabilidade é aquele que também permite o gerenciamento das atividades — e, até mesmo, dos usuários. Foque em soluções que ajudem a controlar acessos e monitorar os usuários em relação aos processos e tarefas.
Essa possibilidade permite um melhor gerenciamento do desempenho de seus colaboradores e da realização de tarefas. Gerando muitos ganhos em produtividade, o gerenciamento de atividades evita atrasos na contabilização e ainda facilita a delegação de tarefas — já que é possível entender os processos de forma detalhada.
Esses recursos devem ser debatidos diretamente com os gestores da empresa. É comum que certas companhias contratem serviços cheios de “benefícios”, mas que não sejam utilizados pela empresa. Sendo assim, busque alternativas modulares e que possam ser expandidas à medida que as demandas do seu negócio aumentam.
- Aposte na automatização
As soluções contábeis, atualmente, precisam ser automatizadas. Você deve optar por um sistema que possibilite que as tabelas legais sejam carregadas automaticamente — evitando, além de perda de tempo, possíveis erros de digitação.
Além disso, é preciso escolher um sistema que permita tanto o agendamento quanto a realização automática de atualizações, fazendo com que elas sejam executadas quando for mais conveniente para você e sua empresa.
Quando sua empresa passa a focar em ações de automatização, isso libera os seus principais colaboradores da execução de tarefas meramente rotineiras ou manuais. Nesse cenário, sobra mais tempo para que a sua equipe possa focar naquilo que importa: a análise dos dados e a projeção de cenários para que as suas decisões sejam mais assertivas.
Um mercado repleto de oportunidades
Neste post, mostramos que para escolher um sistema de contabilidade é preciso buscar agilidade e confiança, um sistema integrado e que forneça a possibilidade de gerenciamento dessas atividades — e que, além disso, permita a automatização de tabelas e dos procedimentos de atualização.
Embora muitos prometam todas essas características, são poucos os que realmente entregam tudo isso a um preço razoável para o consumidor final. Por conta disso, recomendamos que você não economize tempo nas suas pesquisas até que encontre a ferramenta que mais se adeque à sua realidade.
Essa decisão pode parecer simples à primeira vista, mas traz consigo muitas obrigações e diversos detalhes que merecem ser analisados com cautela. Fale com seu contador ou com clientes e parceiros mais experientes e peça um parecer deles sobre as ferramentas que já utilizam. Procure estar munido do maior número possível de dados para fazer a melhor escolha.
Sage