A evolução da tecnologia fez modificações em praticamente todas as áreas do conhecimento. Não foi diferente, portanto, o que aconteceu com a tecnologia nos escritórios de contabilidade. Nas últimas duas décadas, um grande número de ferramentas surgiu para tornar as coisas mais fáceis.
Acompanhar essa evolução não é uma tarefa simples. Isso requer dos escritórios e dos profissionais de contabilidade atenção redobrada às principais tendências do mercado. Todavia, muitas dessas novidades rapidamente podem se constituir em um diferencial competitivo significativo, colocando seu negócio à frente da concorrência.
Nesse artigo, falamos sobre como a tecnologia pode alavancar os resultados do seu escritório de contabilidade em 2019. Será que a sua empresa está pronta para encarar as revoluções que vêm por aí?
O fim da contabilidade manual
Há alguma coisa muito errada com o seu escritório de contabilidade se a maioria dos processos ainda é feita de forma manual. Hoje, com os aplicativos e serviços online existentes, automatizar boa parte das tarefas é palavra-chave para quem deseja ser mais eficiente nos negócios. Simplesmente não dá para perder tempo com tarefas “braçais” que podem ser feitas em menos tempo.
O processo de manual de escrituração contábil praticamente deixou de existir e é cada vez maior o número de obrigações que devem ser enviadas online e em tempo real, de forma que a Receita Federal e a empresa em questão tenham acesso imediato à tudo aquilo que está acontecendo. Qualquer cenário que não seja convergente com esse, portanto, deve ser revisto.
Digitalização de documentos e armazenamento virtual
Aquela imagem tradicional de um escritório de contabilidade com pilhas de papel acumuladas por todos os lados também está com os dias contado. É cada vez maior o número de empresas que recorre à digitalização de documentos como forma mais eficiente de armazenar as informações contábeis dos seus clientes.
Assim, além de reduzir a necessidade de espaço físico com grandes arquivos, recorrer aos recursos de armazenamento na nuvem significa que a sua empresa passa a poder acessar os documentos a partir de qualquer lugar. Trata-se de uma forma significativa de agilizar consultas e processos, tornando a interação com os clientes mais rápida. Isso sem falar na economia de papel e nos benefícios que isso traz para a natureza.
Menos burocracia e mais resultados
Se há uma coisa que os softwares de gestão contábil trazem para os escritórios é a redução da burocracia. De forma objetiva, ferramentas como o módulo Sage
Relacionamento auxiliam o empresário contábil na gestão dos seus processos. Entre as funcionalidades presentes nesse módulo estão as seguintes:
- Comunicação direta entre escritório e seus clientes, que ajudará na coleta de informações para o eSocial de forma simples;
- Gerenciador de arquivos para organizar a troca de informações;
- Alerta de vencimentos, como exemplo férias, para o escritório e seus clientes;
- Indicadores estatísticos e financeiros dos clientes.
A adoção de sistemas como esse faz com que a sua empresa economize muitas horas dedicadas a tarefas burocráticas. A digitação de eventos, por exemplo, dependendo do tipo de conferência a ser feita, pode até ter o seu tempo zerado. Com isso, seu escritório pode dedicar mais tempo a outras funções, como a análise de dados.
Não perca prazos e não deixe tudo para última hora
Um dos maiores problemas que os escritórios contábeis antiquados enfrentam é a dificuldade de cumprir prazos e de lembrar os clientes com antecedência de que certos eventos ocorrerão. Um exemplo disso é o vencimento de férias dos colaboradores que, quando não é lembrado pelo funcionário, pode passar batido até bem próximo a uma data-limite.
Calendários virtuais e avisos integrados aos sistemas servem justamente para automatizar essas tarefas, evitando a perda de prazos e fazendo com que os tanto você quanto os seus clientes não precisem deixar tudo para a última hora. Além de evitar multas, seus clientes poderão aproveitar o tempo extra até mesmo para provisionar recursos com antecedência, o que facilita o planejamento.
Problemas no atendimento? Dê adeus a todos eles
A relação entre escritório e cliente deve se utilizar de vias de comunicação eficientes. Por exemplo, de nada adianta modernizar o escritório com softwares se o seu cliente ainda insiste em receber relatórios por telefone. A padronização de um canal de comunicação é essencial para que diminuam os ruídos durante o contato.
Assim, combine de antemão o modo de operação do seu escritório e padronize o uso de certas ferramentas. Se for utilizar o Skype ou Slack, por exemplo, centralize a comunicação nesses meios. O mesmo vale para o contato responsável e também para o endereço de e-mail que receberá os comunicados. Pode parecer algo simples, mas muitos problemas ocorrem em função disso.
Saiba como se manter atualizado
Não são apenas os softwares de contabilidade que se tornaram dinâmicos. A profissão em si também requer que o profissional esteja constantemente atualizado, seja por meio de cursos de extensão, especialização ou mesmo pela simples busca de informações relacionadas à mudanças na legislação.
Em outras palavras: se o seu escritório trabalha da mesma maneira que trabalhava há cinco anos, então é sinal que alguma coisa não vai bem. Busque sempre o aperfeiçoamento, seja nos métodos de trabalho, nos softwares contábeis ou mesmo no conhecimento legislativo. Na hora da necessidade, isso é capaz de fazer toda a diferença para o seu cliente.
Modernização: um caminho sem volta
Se você chegou até aqui cumprindo todos os requisitos que listamos acima, parabéns: certamente seu escritório está no caminho certo e pronto para enfrentar as mudanças que devem ocorrer no segmento nos próximos dois anos. A modernização das atividades contábeis é um caminho praticamente sem volta e embarcar nele o quanto antes será benéfico para o seu negócio.
Pense nos investimentos em tecnologia como algo que dará retorno em médio e longo prazo para a sua empresa. Consumindo menos tempo em suas atividades, sobrará mais tempo para que você possa se dedicar a análise de dados. Os serviços de consultoria são cada vez mais valorizados pelas empresas e podem ser uma nova fonte significativa de renda para o seu escritório.
Fonte: Mercado Contábil