Sobretudo em momentos de crise, o que explica o fato de algumas empresas permanecerem em ritmo de crescimento, ao passo que outras muitas se seguram como podem no vendaval da recessão?
Pesquisas mostram que o que diferencia as empresas sólidas das financeiramente instáveis são suas estratégias de redução de custos, investimentos em inovação e adoção de ferramentas que deem velocidade aos processos internos. Esse é o caso da substituição da morosidade e dos altos custos de um contrato físico pela agilidade e economia de um contrato digital!
Mude sua empresa mudando seus conceitos
“Ah, mas se minha empresa não está faturando bem, não será um contrato digital que vai mudar esse cenário!”
Será? Pense na redução (anual) de custos com papel, impressão de documentos, escaneamento de contratos. Pense também no custo com a folha salarial de um motoboy para levar vias de contratos para assinatura, além de outros documentos que poderiam ser transmitidos digitalmente.
Pense no tempo que você perde com conferências de contratos entre diversos setores da empresa, impressões, remessa às partes, tempo de assinatura de cada um, reconhecimento de firma dos envolvidos, entrega das vias assinadas e… ufa! Isso sem falar em outras etapas “analógicas”. E agora, compreendeu que às vezes uma pequena mudança faz toda a diferença?
Um ditado chinês diz que é com as pequenas pedras no caminho que temos que tomar cuidado, porque as grandes nós enxergamos. Essa sabedoria oriental se encaixa perfeitamente no exemplo citado acima.
Se você precisa de resultados diferenciados em seu escritório, deve ter a ousadia de implementar recursos igualmente diferenciados. Contratos eletrônicos vão trazer dinamismo, redução drástica de custos, melhor controle administrativo, entre outras vantagens que veremos partir de agora!
O (alto) custo de refutar um contrato digital
No último estudo (liderado pela PwC) sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:
- gestores perdem cerca de 1 mês por ano (isso mesmo!) apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos (como caixas de contratos fora de ordem, aditamentos guardados em lugares distintos e cópias de notas fiscais espalhadas pela empresa);
- profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
- a má gestão de documentos físicos nas empresas gera um acúmulo desordenado de documentos inúteis, os quais se misturam a outros imprescindíveis à companhia, dificultando sua localização: no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;
- o custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser de até US$ 220,00, a depender das consequências da perda;
- um documento é xerocado/impresso/escaneado, em média, 19 vezes, exatamente pelo fato de a tramitação não ser feita de forma digital. Quase 40% das impressões são desnecessárias.
Aposto que você não sabia que o mero conservadorismo em manter a circulação de documentos físicos poderia gerar tamanhos prejuízos, certo? Pois há ainda um outro levantamento, dessa vez do IDC, que mostra que funcionários gastam cerca de 4 horas por semana apenas aprovando ou assinando documentos.
Se a sua empresa é lenta para celebrar contratos e tem dificuldade para gerir montanhas de documentos de clientes diferentes, tenha certeza de que você está perdendo dinheiro. Pior será quando seus concorrentes aderirem a ferramentas mais ágeis de gestão de processos, como um contrato digital.
De fato, a história mostra que profissionais e empresas que demoram para enxergar ou assimilar tendências costumam ser banidos do mercado. O “darwinismo corporativo” não perdoa os hesitantes. Talvez seja uma boa hora para sair da zona de conforto e analisar com profundidade o que sua empresa tem a ganhar com a velocidade dos contratos eletrônicos.
O case de uma imobiliária
As transações imobiliárias são excelentes exemplos práticos do efeito da implementação de plataformas de assinatura digital nas rotinas administrativas de uma empresa. Seja para alugar ou vender um imóvel, a burocracia nesse setor é conhecida pela sua desproporção, um verdadeiro elefante a ser administrado no segmento.
Além da elaboração da minuta, temos a impressão e o envio de vias aos interessados, o registro de firma das partes, a coleta de assinaturas, o reconhecimento das firmas e a posterior remessa das cópias do contrato a cada um dos envolvidos.
Tudo isso já nos dá uma ideia do tempo perdido com todas as fases desse processo burocrático. E o pior é lembrar-se de que essas ações se repetem inúmeras vezes em cada momento em que um novo negócio é fechado.
Não seria melhor substituir tudo isso por um contrato digital? Com ele, as assinaturas seriam feitas por meio de uma plataforma especial. Não haveria necessidade de reconhecimento de firma e todos os registros seriam tomados em poucos segundos, com um simples acesso (que poderiam ser feito simultaneamente pelas partes).
Exemplificamos o caso da rotina no mercado imobiliário, mas os ganhos de uma ferramenta de assinatura digital ecoam em qualquer tipo de organização, inclusive em escritórios de contabilidade (que lidam com dezenas de contratos).
Vamos comparar detalhadamente os custos entre um contrato físico e um outro digital.
As características do contrato digital
De acordo com um levantamento da Forbes, os contratos eletrônicos repercutem não somente em maior agilidade na gestão de documentos, mas também no ganho de performance em todas as áreas de uma empresa, inclusive no setor comercial.
Mas com vantagens tão indiscutíveis, por que muitos gestores ainda insistem em adiar a implementação da tramitação eletrônica de documentos (de forma integral)?
Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, boa parte dos contratos celebrados já é feita por meio digital. No Brasil, entretanto, o atraso de algumas organizações na migração para as plataformas digitais se dá, em geral, por puro desconhecimento. Especialmente com relação à validade jurídica da assinatura digital.
A validade jurídica garantida pelo Certificado Digital
Por incrível que pareça, em plena era dos negócios digitais, não são poucos os contadores, gerentes e até CEOs que acreditam que um documento digital não tem a mesma força jurídica de um termo assinado à caneta. Esse desconhecimento faz muitas empresas perderem milhões anualmente.
O marco legal que introduziu a assinatura digital nos negócios jurídicos nacionais foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica de confiança que possibilitou a emissão de Certificados Digitais para identificar e chancelar a autenticidade dos documentos assinados digitalmente por pessoas físicas e jurídicas.
Destaque para o artigo 10, que dispõe claramente que os documentos eletrônicos de que tratam a Medida Provisória são considerados documentos públicos/particulares, para todos os fins legais, presumindo-se verdadeiros em relação aos seus signatários.
Na prática, isso significa que, em uma eventual disputa, é incumbência do contestante provar que não é válida uma assinatura consumada por meio do Certificado Digital ICP-Brasil. Trata-se de uma garantia de autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, ou seja, uma chancela de um terceiro autorizado a ratificar a veracidade de uma assinatura.
Há ainda outros normativos que corroboram a autenticidade da assinatura por meio de plataformas digitais. É o caso da Lei nº 11.419/2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, cujas assinaturas eletrônicas/digitais possuem validade para todos os fins jurídicos e legais.
Ora, se até o Poder Público (quase sempre atrasado quando o assunto é tecnologia) já abandonou a assinatura manual, o que essa pilha de papéis ainda está fazendo em sua mesa?
A facilidade gerada na gestão dos documentos
Um levantamento do Gartner mostrou que as empresas, em média:
perdem 1 a cada 20 documentos;
têm entre 2% e 5% dos seus arquivos perdidos ou mal armazenados (diariamente);
perdem em torno de 25 horas recriando contratos, termos de compromisso, alvarás de funcionamento, cópias de Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outros documentos fundamentais.
Na era dos negócios digitais, não faz mais sentido que um escritório de contabilidade, por exemplo, armazene seus contratos de prestação de serviços de forma física. O problema é que, como as assinaturas são recolhidas de forma física, mesmo quando o contador deseja digitalizar tais informações, é preciso imprimir os contratos, registrar assinaturas, reconhecer firmas em cartório, para só então escanear todos os documentos e “devolvê-los” às pastas virtuais.
Nesse processo, os contratos vão e voltam inúmeras vezes. Do escritório para o cliente, do cliente para o cartório, do cartório para o escritório novamente. Perceba que o tempo perdido e o risco de extravio são imensos.
Por que não trocar tudo isso por uma tramitação exclusivamente digital, que permite a organização dos contratos em nuvem e, portanto, possibilita uma gestão de documentos muito mais racional?
A otimização do processo de envio e recebimento
Além do custo de armazenamento e do risco de extravio, o tempo perdido com esses processos internos “analógicos” é altíssimo. Lembra que falamos no começo deste artigo sobre a razão pela qual algumas empresas crescem de forma retumbante na crise, enquanto outras veem seus telhados serem devastados pelo furacão da retração?
A resposta, entre outros fatores, está na estrutura interna das empresas. Algumas são ágeis e econômicas. Outras são “pesadas”, lentas e caras em seus trâmites burocráticos. Tudo isso se reflete lá no final, nos demonstrativos de resultados, fluxos de caixa etc.
O tempo perdido na consolidação de contratos físicos é absurdo para um mundo corporativo em que quase tudo é feito em tempo real. O jurídico imprime a minuta e a leva para a gerência. Lá, o documento fica parado durante dias (afogado em pilhas de outros papéis), até que o gestor o encontre e perceba que já deveria ter feito sua análise e liberado o termo para que o jurídico imprima as vias definitivas.
Análise feita e aval concedido, as vias são finalmente impressas. O contrato retorna à mesa do gestor, ficando parado ali mais alguns dias até que ele coloque sua assinatura. As vias são levadas ao cliente e demoram mais uma semana para retornar. Em seguida, a missão é levar tudo para o cartório, a fim de reconhecer as firmas (não é surpreendente que cada parte tenha firma aberta em um cartório diferente, atrasando ainda mais o processo).
Por fim, mais custos e tempo perdido com motoboy, que deverá levar todos os contratos assinados e registrados para os clientes e também para o escritório.
Quanto tempo a empresa e o escritório contábil perderam, do momento da impressão da minuta, até que o contrato estivesse efetivamente pronto e guardado com cada um dos interessados?
Em um contrato digital, velocidade é o atributo inescapável. O gestor faz o upload do documento em uma plataforma digital especializada (de uma Autoridade Certificadora credenciada), assina-o em segundos, podendo indicar também os locais em que os outros interessados deverão aportar suas assinaturas.
É disparado então um alerta ao e-mail das outras partes que, independentemente do local em que estejam, podem logar na mesma plataforma e registrar sua assinatura. Prontinho! Sem motoboy, sem perda de tempo, sem riscos de extravio e sem a necessidade de juntar pessoas de locais diferentes.
Hoje em dia, é possível fazer até rescisão de contratos de trabalho com o auxílio do Certificado Digital.
A adoção de um sistema sustentável de gestão de documentos
Extinguir os contratos físicos de sua empresa/escritório é também uma sinalização ao mercado e aos seus clientes do comprometimento do seu business com a implementação de práticas sustentáveis.
Ao utilizar a assinatura digital, a empresa faz sua parte para romper com o nocivo ciclo de gastos de madeira, água e energia para a produção das mais de 400 toneladas de papel que o mundo consome anualmente. Para se ter uma ideia do impacto ambiental da indústria de papel e celulose, para produzir uma única folha de papel A4 são necessários 10 litros de água.
É importante lembrar que a maior parte do papel produzido no mundo é consumido no ambiente empresarial. Imagine o impacto no ecossistema causado apenas para produzir as montanhas de papéis que se transformam em contratos físicos, notas fiscais, ordens de serviço e outros documentos, os quais são difíceis de armazenar e quase sempre são condenados ao extravio (ou à lata de lixo). É possível mudar os rumos dessa engrenagem.
Segundo pesquisas, apenas entre as empresas norte-americanas, 30 bilhões de papéis são copiados ou impressos todos os anos. O custo médio de cada um desses documentos é de US$ 6,50. Cerca de 500 documentos são assinados anualmente, em média, por cada funcionário nas empresas, o que representa um custo administrativo anual por empregado (decorrente apenas de papel, cartuchos etc.) de US$ 3.250,00. Não é pouco, concorda?
Nessa perspectiva de mudança de costumes, já havia estudos no começo da década que sinalizavam para o redesenho de paradigmas que as assinaturas eletrônicas/digitais poderiam trazer à ação predatória do homem na natureza.
De acordo com uma pesquisa feita pela TechAdvisory, ainda em 2011 (quando esse modelo de assinaturas estava apenas começando a ser implantado), para cada pessoa que migrasse para as plataformas eletrônicas (abortando por completo a tramitação física de documentos), seria possível salvar o equivalente a 150 pounds (cerca de 68 kg) de emissões de carbono por ano. Nada mal, não?
A segurança do contrato eletrônico/digital
A informação é o bem mais valioso nas empresas atuais. Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que os dados são criptografados, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo.
O armazenamento deles também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).
As características do contrato físico
Ao longo deste artigo, falamos um pouco das virtudes do contrato digital, o que tornou inevitável a pontuação de algumas características dos contratos físicos. Todavia, vamos sistematizar rapidamente algumas de suas peculiaridades, que mostram, de forma definitiva, por que não vale a pena continuar preso na era do papel.
A autenticação das assinaturas pelo cartório
Atualmente, uma autenticação de documentos não sai por menos de R$ 2,00 por folha. O reconhecimento de firma por semelhança, R$ 4,00, e o concedido por autenticidade (que ainda impõe o desconforto de exigir a presença do signatário), R$ 9,00. Tudo isso por cada folha (você pode conferir os valores atualizados aqui!).
Considerando que uma empresa ou um escritório de contabilidade lida com centenas de documentos, a maioria dos quais exige assinatura e seu reconhecimento cartorário, quanto uma organização gasta anualmente com emolumentos em Tabelionatos de Notas?
A necessidade do armazenamento físico
As linhas acima já forneceram dados vastos sobre as dificuldades do armazenamento de documentos físicos, bem como sobre sua ineficiência. Além dos custos e do tempo perdido, organizar montanhas de documentos contratuais exige arcar com despesas de materiais de escritório, para compra de pastas, etiquetas, armários próprios para arquivamento, entre outros custos.
Veja que até então estávamos nos atendo apenas aos custos diretos, como resmas de papel e cartuchos para impressão. Entramos agora em uma outra seara, a dos custos indiretos de ter uma gestão documental física, que, de início, já se mostram volumosos.
A perda de arquivos ao longo dos anos
O papel possui como componentes básicos de sua matéria-prima a celulose e a lignina. Esta última escurece em contato com a luz e o oxigênio, o que explica o amarelamento do papel ao longo dos anos.
Com o decorrer do tempo, seus contratos físicos inevitavelmente ficarão vulneráveis, tanto pela baixa qualidade de visualização quanto pela umidade absorvida pelo papel. Com isso, surge mais um problema: a fragilidade do papel, que pode ser facilmente rasgado.
Há ainda os riscos de extravio de documentos, uma vez que o crescente volume de papéis armazenados abre espaço para perdas.
Vale a pena lembrar que, em função desses problemas, o movimento de circulação digital de informações ganhou força no Brasil já a partir do início da década. Uma operadora de plano de saúde do país, por exemplo, já no seu primeiro ano de implantação do chamado Projeto Paperless (no “longínquo” 2011), conseguiu reduzir em 72,9 milhões de folhas de papel A4 (economia de 30% em relação ao ano anterior). Isso há mais de 6 anos.
Os riscos à saúde
Os ácaros e fungos se proliferam em salas de arquivo, oferecendo um imenso rol de doenças respiratórias aos seus colaboradores e a você próprio (que volta e meia terá que manipular contratos antigos, alvarás etc.).
A digitalização completa de seu acervo e sua tramitação exclusivamente digital elimina de uma vez por todas os riscos à saúde de seus funcionários e as consequentes indenizações na Justiça do Trabalho.
A dificuldade de fazer transações à distância
Nos contratos físicos, já sabemos que é o motoboy que costuma ficar com a incumbência de levar as vias dos contratos para serem assinados por todos os interessados. Mas e quando os envolvidos estão em pontos distintos do país? Os custos finais se tornam exponencialmente maiores, não?
O contrato digital não possui barreiras geográficas. Tudo é assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam. Isso faz diferença na velocidade dos processos em sua organização.
Diante de tantos benefícios do contrato eletrônico/digital e de tantos obstáculos oferecidos pelos contratos físicos, o que explica o fato de algumas empresas e escritórios de contabilidade ainda insistirem em manter processos internos da mesma forma que mantinham na década de 80?
A legislação brasileira impõe a guarda de alguns documentos por muitos anos. CAGED (5 anos), Folhas de Pagamento (10 anos) e documentos relativos ao FGTS (30 anos) são alguns exemplos da extensa temporalidade no armazenamento de registros empresariais, prevista na lei nacional.
Some essas dificuldades de acondicionar papéis por tantos anos à morosidade na circulação física de contratos e aos altos custos envolvidos, e você então entenderá por que não faz mais sentido não buscar a tramitação virtual de documentos.
A certificação digital se apresenta como um caminho sem volta no estabelecimento de um novo padrão de autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos, oferecendo agilidade, baixo custo e velocidade nos processos internos de empresas e escritórios contábeis de todos os portes.
Valid