As mudanças no eSocial entraram em vigor no dia 1º de janeiro, mas dia após dia empresários e profissionais de contabilidade vêm descobrindo novidades relacionadas a esse assunto. Uma das dúvidas mais frequentes é a de como fazer a qualificação cadastral.
Esse aspecto deve ser observado com muita cautela, pois se você utiliza softwares de gestão para armazenamento e envio dos dados, é importante se certificar se eles atendem a todas as demandas necessárias após as mudanças. Nesse artigo, explicaremos de forma simplificada o que é e como você pode fazer a qualificação cadastral da sua empresa.
Qualificação Cadastral do eSocial: o que é isso?
Vamos colocar as coisas em termos mais simples: trata-se do processo de regularização do cadastro dos trabalhadores junto ao banco de dados mantido pelo empregador. Simples, não é mesmo? Esse é o momento em que é checada a compatibilidade entre os dados existentes nas bases do CPF e CNIS.
Aqui, vale o alerta: esse processo de checagem dos dados precisa ser feito antes do envio de qualquer evento ao eSocial. Isso porque os dados serão confrontados e, caso exista algum tipo de discordância, o evento será rejeitado. Por isso, para evitar maiores dores de cabeça, é fundamental que tudo esteja correto. Redobre a atenção com erros de digitação.
Como fazer a Qualificação Cadastral?
Como sempre acontece na mudança de regras, muitas empresas ficam com dúvidas com relação a cada um dos passos que devem ser seguidos. Em razão disso, a Receita Federal disponibilizou online uma ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral. Ela pode ser acessada diretamente no Portal do eSocial.
Por meio dela, é possível conferir os dados do trabalhador de acordo com o que está cadastrado nos órgãos oficiais nacionais, como a Previdência Social e o FGTS. Em outras palavras, ele vai conferir um a um os dados preenchidos e apontar quais deles não estão batendo. Trata-se da maneira mais rápida, prática e recomendada para evitar erros.
Esse recurso é disponibilizado em dois módulos: Web e Lote. Vamos ver quais são as diferenças entre eles:
Web
Trata-se da versão mais indicada para empresas que têm poucos funcionários. Aqui, você terá que preencher um breve formulário com os dados individuais de cada trabalhador. É a maneira mais segura para evitar pequenas discrepâncias que podem ter passado batidas em sua revisão.
Lote
Já a versão Lote é a mais indicada para empresas que têm muitos funcionários. Isso porque, nesses casos, seria inviável testar um por um o cadastro de centenas de colaboradores. Para isso, a Receita Federal permite o envio de um arquivo de texto com os dados de todos os funcionários. A conferência é feita internamente pelo órgão e em um prazo de até 48 horas há o retorno com os resultados.
Para a geração do arquivo, é fundamental seguir o layout indicado pelo Portal do eSocial. Por isso, fica o alerta para os desenvolvedores de software. Se ao final do processo não houver erros ou tudo for passível de ser corrigido, ótimo: você está pronto para criar eventos oficialmente no eSocial.
2018: o ano do eSocial
As mudanças no eSocial começaram a valer a partir de 1º de janeiro, mas já faz um bom tempo que elas foram anunciadas. A ideia foi dar tempo às empresas de se prepararem devidamente em cada uma das fases do processo. Para isso, no final do mês de novembro o Governo Federal divulgou um cronograma do eSocial 2018, com cinco fases de implantação.
Inicialmente, a medida deve impactar as empresas cujo faturamento seja superior a R$ 78 milhões anuais. Para elas, a utilização obrigatória do sistema entre em vigor a partir do dia 8 de janeiro. Segundo estimativa do governo, esse grupo representa pouco mais de 13,7 mil empresas e afeta 15 milhões de trabalhadores.
Conheça o cronograma de implantação do eSocial para 2018
Primeira etapa – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
- Fase 1 – Janeiro de 2018: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
- Fase 2 – março de 2018: nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
- Fase 3 – maio de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
- Fase 4 – julho de 2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
- Fase 5 – janeiro de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Segunda etapa – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)
- Fase 1 – julho de 2018: apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
- Fase 2 – setembro de 2018: nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
- Fase 3 – novembro de 2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
- Fase 4 – janeiro de 2019: substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
- Fase 5 – janeiro de 2019: na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhado
Fonte: Mercado Contábil