O profissional Contábil é responsável pela organização financeira das empresas e tem sua rotina pontuada em manipular planilhas, verificar os mais variados documentos fiscais, organizar contas a pagar e a receber, enfim, inúmeras responsabilidades que exigem atenção e empenho.
A burocracia e a desinformação quanto a tecnologias que podem facilitar a rotina, tornam a jornada do contador ainda mais complexa. Para tentar tornar os dias mais práticos e produtivos, o gerente comercial da SIEG, Henrique Carmellino Filho, elencou cinco dicas para modernizar o departamento contábil e facilitar a atribulada rotina desse profissional. Confira:
1 – Automatização
As ações repetitivas e cansativas podem ser automatizadas por esses profissionais. O executivo explicou que mudanças simples, como a baixa automática de NF-es e o cadastro de clientes e fornecedores reunidos em uma nota. “Todo esse processo pode ser desenvolvido com total precisão e sem erros. Graças à automatização, o rendimento será muito maior”.
2 – Use aplicativos web
Outra dica de Carmellino Filho é que os contadores passem a usar aplicativos.
Com esses sistemas o profissional de contabilidade pode ter acesso a dados financeiros de qualquer lugar, em especial na palma da mão. Na opinião do executivo, esses apps são capazes de otimizar a rotina dos profissionais , em especial, quando estão fora do escritório.
3 –Arquivos na nuvem
Se preocupar com a segurança dos dados da empresa deve fazer parte da rotina do profissional de contabilidade. O crescimento do ataque de hackers, ou simplesmente a pane de um equipamento ou arquivo, pode destruir anos de trabalho, isso sem contar no perigo de perder dados importantes e que podem prejudicar a empresa no futuro. “Uma solução interessante para essa questão é o armazenamento em nuvem (em inglês, “cloud computing”), que permite salvá-los em um espaço virtual. Lá, os documentos ficam a salvo, e só você poderá ter acesso através de login e senha”, explicou o especialista.
4 – Use sistema integrado
Adotar um sistema integrado proporciona maior organização e praticidade no gerenciamento de arquivos e documentos, além de economizar tempo e poupar esforços, pois elimina a necessidade de acessar diferentes sistemas diversas vezes ao dia.
5 – Organização
O contador deve ser uma pessoa extremamente organizada, não é mesmo? Ter documentos organizados por datas, por assuntos, ou por setores ajuda na hora de encontrar documentos – lembrando que esse arquivo deve ficar, em média, cinco anos bem guardado. “Após realizar todos esses processos, você verá quanto tempo economizou. Assim, poderá empregá-lo em outros processos, além de reservar um pouco para si mesmo, melhorando, inclusive, sua qualidade de vida”, concluiu o especialista.
IG